Für kleine und mittelständische Unternehmen ist es besonders wichtig, sich auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren, wenn sie dauerhaft erfolgreich am Markt bestehen wollen. Ein gut organisiertes Büro, die Telefonakquise von Kunden und die gute telefonische Erreichbarkeit sind wichtige Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Kleinere und mittlere Unternehmen verlieren durch diese Tätigkeiten viel Zeit. Viele Unternehmen, besonders Start-ups, können sich keine Sekretärin oder Telefonistin leisten. Kann daher eine Alternative ein Büroservice sein?
Möglichkeiten für die telefonische Erreichbarkeit
Um telefonisch erreichbar zu sein, haben Unternehmen mehrere Möglichkeiten. Ein Büroservice kann nicht nur Sekretariatsarbeiten übernehmen, sondern auch Anrufe entgegennehmen und weiterleiten. Auch die Telefonakquise ist durch den Büroservice möglich. Der Telefonservice kann auch an ein Callcenter beauftragt werden, doch das ist eher für größere Unternehmen interessant. Die Ausbildung von eigenem Personal garantiert, dass sich die Mitarbeiter mit dem Unternehmen identifizieren und bestens auskennen. Für Start-ups sowie für kleinere und mittlere Unternehmen ist es jedoch oft zu teuer, Mitarbeiter auszubilden und dauerhaft im Sekretariat oder in der telefonischen Kundenbetreuung zu beschäftigen.
Die Arbeit von Telefonservice und Büroservice
Ein Büroservice erledigt vielfältige Tätigkeiten. Er kann Anrufe entgegennehmen und gegebenenfalls weiterleiten, aber auch eine Benachrichtigung über einen wichtigen Anruf auf das Smartphone des Unternehmers schicken. Die Telefonakquise kann ebenso über einen Telefonservice abgewickelt werden wie telefonische Anfragen, Bestellungen oder Reklamationen. Weiterhin kann der Büroservice Termine koordinieren und die Geschäftskorrespondenz erledigen. Auch die Postannahme, der Briefversand und der Diktatservice sind möglich. Ein großer Vorteil ist die ständige Erreichbarkeit eines Unternehmens über den Telefonservice. Liegen dem Telefonservice ausreichende Informationen über das Unternehmen und seine Produkte vor, kann er viele Anrufe kompetent selbst beantworten.
Büroflächen in den größten deutschen Städten
Für kleinere und mittlere Unternehmen kann ein Büroservice schon aus dem Grunde interessant sein, da
Büroflächen in den großen deutschen Städten zunehmend knapp werden. In Berlin stieg die Vermietungsleistung von ca. 871.000 Quadratmeter im Jahr 2016 auf 928.000 Quadratmeter im Jahr 2017 an. Für das Jahr 2018 ist aufgrund der knapper werdenden Büroflächen kaum mit einem weiteren Anstieg der Vermietungsleistung zu rechnen. Die Leerstandsquote in Berlin, München und Stuttgart liegt bei 1,9 bis 2,4 Prozent, was einer Vollvermietung entspricht. In Köln liegt die Leerstandsquote bei 4,0 Prozent, in Hamburg bei 4,4 Prozent. Auch in Dresden verknappt der Markt an Bürofläche zunehmend, sodass Verlängerungsoptionen zum Teil von den Vermietern verweigert werden. Anders sieht es in Frankfurt aus. Da dort Hochhäuser ohne Vorvermietung errichtet wurden, ist die Leerstandsquote etwas höher. Die zunehmende Verknappung an Büroflächen führt zu immer höheren Mietpreisen. Künftig könnten Büroflächen in Berlin, München und Stuttgart am teuersten werden. In Berlin stieg die Durchschnittsmiete von 16,20 Euro pro Quadratmeter 2016 auf 18,60 Euro pro Quadratmeter 2017. Auch in Stuttgart besteht ein großes Defizit zwischen Angebot und Nachfrage, was zu höheren Mietpreisen führt.
Die große Konkurrenz ist besonders in Berlin, München und Stuttgart spürbar. Ein Telefonservice ist für die ständige Erreichbarkeit von Bedeutung. Er ist deutlich günstiger als die Anmietung von Büroräumen.
Die Bedeutung der telefonischen Erreichbarkeit
Für Unternehmen ist die telefonische Erreichbarkeit besonders wichtig. Potenzielle Kunden, aber auch Bestandskunden wünschen sich einen schnellen telefonischen Kontakt, um Fragen zu Produkten und Dienstleistungen zu stellen, Termine zu vereinbaren oder Bestellungen zu tätigen. Der Kontakt per E-Mail dauert häufig zu lange. Ist ein Unternehmen nicht schnell genug telefonisch erreichbar, können wichtige Kunden wegfallen. Mit einer guten Erreichbarkeit können sich Start-ups, aber auch kleinere und mittlere Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Der Nachteil bei einem Telefonservice liegt darin, dass es sich um eine Form von Outsourcing handelt und dass es zu Know-how-Verlusten kommen kann. Eine Überprüfung der Leistung ist bei einem Telefonservice kaum möglich.
Einsparungsmöglichkeiten mit einer Telefonzentrale
Eine eigene Telefonzentrale ist für kleine und mittlere Unternehmen zu teuer. Es ist jedoch möglich, dass sich mehrere Unternehmen, beispielsweise aus einem Unternehmensverband, zusammenschließen und eine gemeinsame Telefonzentrale nutzen. Dadurch ergeben sich Kosteneinsparungen. Unternehmen können gleich in doppelter Hinsicht Kostenvorteile nutzen. Sie sparen Geld, gewinnen neue Kunden und können bestehende Kunden halten.
Existenzgründer sowie kleine und mittlere Unternehmen sollten die Angebote für Büroservice und Telefonservice prüfen. Es kommt dabei nicht nur auf günstige Preise, sondern auch auf Kompetenz und Leistungsspektrum an.
Fazit: Ein Büroservice kann sich lohnen
Ein Büro- oder Telefonservice nimmt Unternehmen wichtige Aufgaben ab und sorgt für die ständige telefonische Erreichbarkeit. Er ist
günstiger als eine eigene Sekretärin, was besonders für kleine und mittlere Unternehmen sowie für Start-ups von Bedeutung ist. Unternehmen können sich auf ihre Kernkompetenz konzentrieren, während sie neue Kunden gewinnen können.
Weitere Quellen:
- Der Telefonservice ebuero:
https://www.ebuero.de/bueroservice-telefonservice/produkt.html
