Wer kennt das nicht: Die Arbeit häuft sich im wortwörtlichen Sinne von Tag zu Tag mehr und die Aktenberge scheinen ins Unermessliche zu wachsen. Die Folge daraus ist, dass es immer schwieriger wird, die Übersicht zu behalten. Die richtige Organisation dagegen kann helfen, das Chaos in den Griff zu bekommen und damit kostbare Zeit zu sparen.
Entsorgen, prüfen und dauerhaft Ordnung schaffen
Sicher bedeutet es mehrere Stunden konzentrierte Arbeit, wenn man das Chaos im Büro gründlich und dauerhaft beseitigen möchte. Diese Zeit lohnt sich aber langfristig, wie viele Angestellte bestätigen, die diesen Prozess schon einmal mitgemacht haben. Professionelle Unterstützung gibt es von Unternehmen, die auf die Organisation von Büros spezialisiert sind. Hilfe kommt aber auch von Herstellern für Büromaterialien, die zum Beispiel wie prindo.de eine Vielzahl an Ordnern, Mappen und anderen Ordnungssystemen anbieten.
Doch vor der neuen Ordnung steht erst einmal eine gründliche Entrümpelung der Altlasten. Denn vieles, was sich da auf den Schreibtischen türmt, kann entweder entsorgt werden, elektronisch erfasst werden oder in einem Aktenschrank verschwinden. Dabei sollte man bei jedem Dokument und jedem Gegenstand sorgfältig prüfen, ob eine Aufbewahrung unbedingt notwendig ist. Nur eine gründliche Analyse des bestehenden Systems und der möglichen Fehler kann später eine Verbesserung des Zustands zur Folge haben.
Ordnung sorgt für höhere Motivation im Team
Eine Neuorganisation der Büromaterialien inklusive der Dokumente geht das ganze Team an, das meistens aus mehreren Angestellten besteht. Diese sollten sich daher gemeinsam überlegen, welche Ablageorte und welches System am besten für ihre jeweilige Arbeitssituation passt. Nur wenn alle mit der neuen Ordnung einverstanden sind, kann diese auch über lange Zeit eingehalten werden. Und sie führt am Ende zu einer höheren Motivation; Die Arbeit macht einfach viel mehr Spaß und kann auch schneller erledigt werden, als wenn viele Stunden für nerviges Suchen verschwendet werden.
Um das Risiko für einen Chaosrückfall möglichst gering zu halten, empfehlen Experten eine regelmäßige Kontrolle des neuen Zustands. Um alten Gewohnheiten keine Chance zu geben, sollte ein Mitarbeiter für die Überwachung der neuen Regeln zuständig sein. Im Idealfall ist diese Kontrolle nach kurzer Zeit nicht mehr nötig, wenn das ganze Team sich an die neue Organisation gewöhnt hat und die Vorteile zu schätzen weiß.
