Das macht auch klar, dass diese Besprechungen besonders gut vorbereitet und abgewickelt werden müssen. Leider ist dies nicht immer der Fall, was dazu führt, dass sie von den Mitarbeitern als ineffizient und wenig motivierend erlebt werden. Langeweile und Unaufmerksamkeit machen sich breit. Eigentlich war die Besprechung sinnlos. Was können Sie tun, damit dies bei Ihnen nicht der Fall ist:
1. Vereinbaren Sie fixe Besprechungstermine, z.B. jeden 2. Dienstag im Monat, und fixieren Sie Beginnzeit und Ende. Damit weiß jeder, wann er Zeit haben muss und kann sich auch vorbereiten.
2. Machen Sie zumindest einmal im Monat eine eigene Verkaufsbesprechung, wo Sie nur Themen behandeln, die Markt, Kunden, Verkauf, Verkaufsargumente, betreffen. Sonst werden die internen Themen, wie Abläufe, neue Vorschriften, usw. zuerst behandelt und die für Ihren Erfolg wichtigen Themen kommen zu kurz.
3. Bereiten Sie sich selbst sorgfältig auf die Besprechung vor. Sammeln Sie schon während des ganzen Monats Tagesordnungspunkte und erstellen Sie dann einige Tage vor dem Termin die genaue Tagesordnung.
4. Überlegen Sie sich die konkrete Zielsetzung. Was wollen Sie erreichen? Was soll als Ergebnis der Besprechung herauskommen?
5. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter einige Tage vorher über die Themen der Besprechung, damit sie sich ebenfalls darauf vorbereiten können, bzw. verteilen Sie Vorbereitungsarbeiten bereits im Vorfeld.
6. Halten Sie ein exaktes Zeitmanagement ein. Die Mitarbeiter wollen wissen, wann die Besprechung zu Ende ist. Das bedeutet eine straffe und gezielte Moderation des Termins.
7. Wichtig ist, dass Sie rasch in das Thema hineinkommen. Überraschen Sie daher Ihre Mitarbeiter mit einem unerwarteten, ungewohnten Beginn, der sofort Aufmerksam- keit erregt.
8. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter möglichst oft selbst Themen und Beiträge einbringen. Durch die notwendige Vorbereitung beschäftigen sie sich wesentlich intensiver mit den Inhalten.
9. Aus jeder Besprechung müssen konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Wer macht was, in welcher Form, bis wann. Wie erfolgt die weitere Vorgangsweise? Was wird wie festgehalten? Wann erfolgt der nächste Erfahrungsaustausch?
10. Positiver Ausstieg. Vermitteln Sie Optimismus, Zuversicht und dass Sie Ihren Mitarbeitern zutrauen, das Vorhaben zu schaffen.
Wenn Sie diese 10 Punkte berücksichtigen, dann werden Ihre Besprechungen mit Sicherheit effizient ablaufen. Ihre Mitarbeiter werden engagiert und aufmerksam mitarbeiten und die Umsetzung motiviert angehen.
