Beseitigen Sie die Effizienzblocker

Daher wäre es eigentlich nur logisch, wenn wir den größten Teil unserer Arbeitszeit auch damit verbrächten, unsere Fähigkeiten voll zum Einsatz zu bringen. Doch leider sieht die Wirklichkeit anders aus: Viele Menschen erleben tagtäglich, dass ihre Arbeitszeit überwiegend mit nebensächlichen Dingen angefüllt ist, dass sie nicht fertig werden mit dem, was sie sich vorgenommen haben, dass ihr Arbeitstag unproduktiv und unbefriedigend verläuft. Effizienzblocker haben sich ausgebreitet und verhindern die Entfaltung der Fähigkeiten. Vorteilhaft wäre es Ihre Effizienzblocker zu erkennen und aus dem Weg zu räumen, um Ihren Fähigkeiten mehr Raum zu geben. Damit erhöhen Sie nicht nur Ihre Effizienz, sondern auch Ihre Arbeitszufriedenheit.

Ein normaler Arbeitstag

Meist beginnt der Tag mit guten Vorsätzen: Wir nehmen uns vor, etwas zu tun, das uns wirklich am Herzen liegt und in die Kategorie „wichtig“ fällt. Doch dann kommt es ganz anders: Es trudeln 10 E-Mails ein, die sofort beantwortet werden müssen, weil sonst die Produktion nicht weiterkommt; drei Kollegen platzen unerwartet zur Tür herein und bitten um die Mithilfe bei eiligen Aufgaben; überraschend wird eine dringende Besprechung einberufen; außerdem ist noch ein Bericht fertigzuschreiben, der morgen früh auf dem Tisch des Vorgesetzten liegen muss …

Die wichtige Aufgabe hingegen, die wir uns eigentlich vorgenommen haben, hat noch Zeit; sie ist nicht eilig, und man kann sie auch noch zu einem späteren Zeitpunkt erledigen. So kommt es, dass wir uns leichthin dem Diktat des Dringenden beugen und das Wichtige dem Dringenden opfern. Am Ende eines in viele kleine Aufgaben zerstückelten Arbeitstages haben wir dann zwar viel erledigt, aber nichts geschafft; stattdessen sind wir dann geschafft, weil ein schales Gefühl der Unbefriedigt seins zurückbleibt.

Die wichtige Aufgabe lag in der Schublade und sagte vornehm-zurückhaltend: „Ich will mich nicht aufdrängen“; die dringenden Arbeiten jedoch schrieen lauthals: „Wir müssen unbedingt heute erledigt werden“. Auf dieses Geschrei reagierten wir, anstatt zu agieren und unseren Arbeitstag aktiv selbst zu gestalten. Das Resultat war operative Hektik – bei manch einem sogar in Verbindung mit geistiger Windstille. Arbeit bzw. Beschäftigt sein wird oft mit Leistung verwechselt.

Das Wichtige ist fast nie dringend; wenn man es allerdings zeitlich zu lange hinausschiebt, dann kann es dringend werden; ist das Wichtige dringend geworden, haben Sie meistens bereits ein Problem. Umgekehrt ist das Dringende fast nie wichtig; meist handelt es sich nur um aktuelle Aufgaben, die langfristig keinen Einfluss auf unseren Erfolg haben. Beide, das Wichtige und das Dringende, unterliegen zwei völlig verschiedenen Perspektiven.

Was wir in unserem Arbeitsalltag schaffen, ist immer eine Frage dessen, worauf wir uns konzentrieren. Solange wir uns auf das Dringende fokussieren, bleiben wir ineffizient. Den Fokus hingegen auf das Wichtige zu legen, erweitert unsere Ressourcen und führt zu mehr Selbstbestimmung.

Die Fähigkeit, jeden Tag die wichtigste Aufgabe zu erledigen und abzuschließen, entscheidet über unsere Effizienz. Sie ist der Schlüssel zu unserem Erfolg wie auch zu dem des Unternehmens oder der Kunden, für die wir arbeiten. Wer es sich zur Gewohnheit macht, jeden Tag zuerst die wichtigste Aufgabe anzugehen – und zwar ohne Zögern oder Zaudern –, kann ein hohes Leistungs- und Produktivitätsniveau halten.

Starten Sie den Tag ohne die Mails abzurufen. Arbeiten Sie ein Stunde konzentriert an Ihrem Tagesplan. Es ist erstaunlich, was sich so innerhalb einer Stunde alles bewegen lässt. Keine Sorge, die Mails sind nach einer Stunde immer noch da, es läuft nichts davon!

Klettverschlüsse haben auf der einen Seite eine aufgeraute Oberfläche mit lauter kleinen Ösen und auf der anderen Seite eine Fläche mit vielen kleinen Widerhaken. Verbinden sich die Haken mit den Ösen, so schließt der Mechanismus.

Sind Sie Teil eines Klettverschlusses? Wie sieht es mit Ihrem „Haken“ aus?

Manche Menschen verhalten sich genauso wie die beiden Teile von Klettverschlüssen zueinander. Einige haben einen Haken auf dem Rücken und dazu ein Schild mit der Aufschrift: „Ich nehme auch Aufgabe an, die nicht in meinen Arbeitsbereich fällt.“ Andere haben Widerhaken auf dem Rücken und ein Schild mit dem Satz: „Ich möchte unangenehme Aufgaben nicht selbst erledigen.“ Treffen sich die Haken und die Ösen, dann sind sie bald unzertrennlich – und der Arbeitstag ist schnell gelaufen!

Befreien Sie sich von Aufgaben anderer!

Es gibt sieben verschiedene Gründe, warum manche Menschen zu viele Aufgaben anderer an sich ziehen.

Wenn Sie Ihre Effizienzblocker kontinuierlich abbauen, bringen Sie Ihre persönlichen Profitressourcen (wertvollen Fähigkeiten) immer mehr in den Vordergrund. Dann werden Sie auch bald das bekommen was Sie verdienen.