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Schreibtischchaos? Machen Sie eine Pareto-Analyse!
Geschrieben am Donnerstag, 02. März 2017 von 77

Ein Blick auf den Schreibtisch sagt viel über den aus, der davor sitzt. Aufgeräumt? Oder vollgestapelt mit Papierbergen? Vier von fünf Führungskräften denken, dass der Mitarbeiter mit Schreibtischchaos ebenso chaotisch seine Arbeit erledigt. Hilfe bietet die Pareto-Analyse.

Die Pareto-Analyse wurde nach ihrem Erfinder benannt, dem italienischen Ökonom Vilfredo Pareto. Sie wird auch Paretoprinzip oder 80/20-Regel genannt und für die Anwendung in Unternehmen weiterentwickelt. Das Paretoprinzip besagt, dass mit sehr wenig Aufwand (20%) ein maximaler Ertrag (80%) erzielt werden kann. Oder in der Umkehrung: der größte Teil des Aufwands (80%) wird für einen nur sehr geringen Ertrag (20%) verschwendet. Letzteres gilt zumeist für Menschen mit Schreibtischchaos.

Schreibtischchaos signalisiert, dass man seine Arbeitsleistung überwiegend auf andere Dinge konzentriert. Da hilft auch die viel gebrauchte Ausrede „Im Chaos wohnt die Kreativität!“ wenig. Stellen Sie sich die Frage, womit Sie 80% Ihrer Zeit verbringen und welchen messbaren Ertrag Sie daraus ziehen. Sie werden schnell feststellen, dass sich in Ihre tägliche Arbeit viele Zeitdiebe und Zeitfresser eingeschlichen haben. Diese sind zum Beispiel verursacht durch:
• Das Fehlen eines Tagesplans und einer Arbeitsorganisation
• Ständige Ablenkungen und Abweichungen von den dringenden Arbeiten
• Annehmen immer neuer Aufgaben, statt die alten Aufgaben zuerst zu erledigen.
• Ständiges Suchen nach unorganisiert verarbeiteten Informationen
• Überlange Telefonate und unstrukturierte Gespräche

Werden immer wieder neue Arbeiten begonnen, aber zu wenige Arbeiten abgeschlossen dann ist die erbrachte Leistung nach dem physikalischen Gesetz zu gering, wonach Leistung gleich Arbeit pro Zeit ist. Viel erledigte Arbeit in kurzer Zeit entspricht hoher Leistung. Wenig bis keine erledigte Arbeit in kurzer Zeit entspricht niedriger Leistung. Wird zu viel überflüssiger Aufwand für zu wenig Ertrag betrieben, dann liegt eine Umkehrung des Paretoprinzips vor.

Ganz besonders negativ wirkt sich Schreibtisch- und Arbeitschaos im Vertrieb aus. Viele Vertriebler fühlen sich als wären sie unterbrochen im Hamsterrad gefangen. Der Tag hat einfach zu wenig Stunden, um die gestellten Anforderungen zu erfüllen. Bei solchen Problemen stimmt zumeist das Zeitmanagement nicht: es gibt zu wenig eigengesteuerte Aktivität und zu viel fremdbestimmte Belastungen. Dauern kommen neue eMails herein, auf die man sofort reagieren muss. Dauernd klingelt das Telefon. Dauern wird man vom System der Zeitfresser beherrscht, weil man die Beherrschung dieses Systems verlernt hat.

Die Unternehmens- und Marketingberatung WMC Wendeler Marketing Consulting hat die Prinzipien der Pareto-Analyse im Vertrieb auf der Webseite http://www.paretoprinzip.org/ ausführlich beschrieben. Zusätzlich wird dort eine Excel-Vorlage für die Anfertigung eines Pareto-Diagramms "Kundenumsätze" angeboten, die kostenlos heruntergeladen werden kann.