Das Messegespräch kann in drei Teile gegliedert werden: Gesprächseröffnung – Hauptgespräch – Gesprächsabschluss 

Bei der Gesprächseröffnung soll ein positives Klima für das folgende Gespräch geschaffen werden. Beispielsweise kann dies durch „small-talk“ erfolgen, wobei sich dessen Inhalte aus der Situation heraus ergeben. Es ist jedoch wichtig ein Thema zu finden, das positiv besetzt ist, denn nur so lässt sich beim Gegenüber ein Involvement erreichen.  So bekommt man auf die Frage: „Wie war Ihre Anfahrt zur Messe?“ vielleicht die Antwort: „Schrecklich - auf der Autobahn im Stau gestanden, den Weg zur Messe nicht gefunden und dann waren auch die Parkplätze am Messegelände bereits besetzt.“ Auch die Frage: „Kann ich Ihnen helfen?“ schafft keine Basis für einen positiven Gesprächsverlauf, sondern bezeichnet den Gesprächspartner als hilfsbedürftige Person. Besser geeignet sind Fragen, wie: Wofür interessieren Sie sich besonders? Was halten Sie von ....? Was kennen Sie bereits aus unserem neuen Programm? Auf die hier gestellten offenen Fragen kann ein Interessent nicht mit „ja“ oder „nein“ antworten. Man erhält somit aufschlussreichere Informationen und kann den Kunden effektiver beraten.

Des Weiteren muss die „Qualifizierung“ des Gegenübers geprüft werden. Es gilt nun herauszufinden, ob der Interessent vom Mitarbeiter kompetent beraten werden kann. Beispielsweise kann dies durch die Frage erfolgen: „Sind Sie schon Kunde unserer Firma?“ und greifen zur Visitenkarte und überreichen sie dem Kunden. Der Interessent wir in den meisten Fällen auch seine Visitenkarte zücken und sie ihnen übergeben. Durch diesen sog. „Waffentausch“ erhält man die wichtigen Informationen vom Gegenüber: Firma, Position und Kontaktdaten. Auch für die aktive Messenacharbeit sind diese Daten von immenser Bedeutung. Man weiß nun, ob der Interessent kompetent beraten werden kann oder nicht. Für den Fall, dass der Mitarbeiter diesen Fachbereich nicht abdeckt, muss der Besucher an einen Kollegen weitergegeben werden. Ist dieser aktuell selber im Gespräch, so sollte der Besucher an der Bar „geparkt“ und der Kollege kurz informiert werden.    

Im Hauptgespräch wird das eigentliche Interesse des Kunden ermittelt. In einem Dialog sollten hier Fragen beantwortet, Meinungen ausgetauscht und der individuelle Produktnutzen vorgestellt werden. Wichtig in diesem Zusammenhang ist es, die Wünsche des Kunden herauszufinden, um diese mit den eigenen Produkten zu erfüllen. Beispielsweise kann dies durch die Frage: „Welche Anforderungen stellen Sie an das Produkt, bzw. den Lieferanten?“ oder „Was bedeutet ... für Sie?“ erfolgen. In diesem Dialog ist das Fragen und Zuhören ein Schlüssel zum Erfolg. Die Weitergabe von nichtbetreffenden Informationen oder allgemeine Produktinformationen, beeinflussen den Gesprächsverlauf negativ, da diese die Aufmerksamkeit des Interessenten beeinträchtigen.  Der interessierte Kunde wird aufgrund seiner begrenzten Zeit selber den Gesprächsabschluss suchen und der Mitarbeiter verliert die Führung des Gesprächs.

Alle Informationen des Besuchs sollten bereits während des Gesprächs auf dem „Besuchsbericht“ notiert werden. Das schriftliche Protokollieren des Gesprächs signalisiert dem Kunden darüber hinaus, dass seine Wünsche und sein Anliegen ernst genommen werden. Neben den Kontaktdaten sollte der Besuchsbericht Informationen über den Gesprächsinhalt enthalten. Dieser kann beispielsweise folgendes sein: Wo liegen die Interessen des Kunden? Welche Erfahrungen hat der Kunde bereits mit dem Unternehmen bzw. mit den Produkten gemacht? Wie groß ist der Bedarf bzw. das Volumen? Wann wird der Bedarf fällig? Zusätzlich sollte vermerkt werden, welche Aktion nun folgt: Angebotserstellung, Besuch, Unterlagen zusenden, etc. Es ist darauf zu achten, dass alle Informationen vollständig protokolliert sind, damit auch Kollegen den Vorgang weiter nahtlos bearbeiten können. In diesem Zusammenhang ist besonders auf eine leserliche Handschrift zu achten.  An dieser Stelle sollte darauf hingewiesen werden, dass das Messegespräch meist nicht dazu dient, ein vollständiges Angebot auszuarbeiten und zu übergeben. Die Gefahr ist zu groß, dass dieses Angebot von der Konkurrenz zu einem geringern Preis auf der Messe kopiert wird.

Um das Gespräch positiv zu beenden, sollten die Inhalte noch einmal rezitiert werden. Zusätzlich sollten die Konsequenzen aus dem Gespräch vereinbart werden. Dies kann beispielsweise die Erstellung eines Angebots, die Vereinbarung eines weiteren Termins oder die Übersendung zusätzlicher Informationen sein. Es gilt auch hier der Spruch „ der frühe Vogel fängt den Wurm“ und meist bestimmt die Geschwindigkeit dieser Aktion, ob eine Geschäftsbeziehung zustande kommt. Viele Unternehmen installieren aus diesem Grund auf dem Messestand Büroräume mit modernen Kommunikationsanlagen, um die Informationen des Besuchsberichts an die Zentrale zu übermitteln, um die Folgeaktion direkt zu starten. Der Messebesucher erhält so in den folgenden Tagen meist die benötigten Informationen und das Gefühl einen zuverlässigen und serviceorientierten Partner bzw. Zulieferer gefunden zu haben.