Ziele setzen
Natürlich ist es wichtig, bei allem was man tut das Ziel vor Augen zu haben. Dies gilt für private Ziele und berufliche Ziele gleichermaßen. Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert eine Definition klarer Ziele. Des Weiteren ist es sinnvoll sich - kurzfristige Ziele
- mittelfristige Ziele und
- langfristige Ziele zu stecken.
Übersicht verschaffen
Um seine Ziele zu erreichen sollte man sich einen Überblick über die zur Verfügung
stehenden Möglichkeiten, Mittel und Wege verschaffen. Dazu gehört die Analyse des eigenen Verhaltens um Zeitverschwendung festzustellen. Des weiteren die Techniken: Ziel-Mittel-Analyse Welche Mittel und Fähigkeiten stehen zur Verfügung? Welches sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen möglichen Wege? Mind-Map Eine Methode, die beide Hirnhälften anspricht um sich einen Überblick über die Ausgangssituation und seine Ziele zu verschaffen.
Prioritäten setzen
Eine zentrale Technik besteht im analysieren und definieren von Prioritäten. Folgende Techniken können dafür verwendet werden: ABC-Analyse Alle Aufgaben werden in die Kategorien - A sehr wichtig, hohe Priorität
- B mittlere Priorität
- C geringe Priorität
einsortiert. Mission Statement
Eine Methode in der man seine eigenen Wünsche, Wertvorstellungen, Ziele und Ideale auf einen Nenner bringt in dem man dies auf einem 1-2 seitigem Dokument festhält. Laut Stephen R. Covey (Autor: "7 Wege zur Effektivität") kann dies optimal durch eine höchst effektive, wenn auch etwas morbid scheinende Technik gemacht werden, welche wie folgt funktioniert: Stellen Sie sich vor, sie sind 10 Jahre in der Zukunft und gehen an eine Beerdigung. Freunde und Bekannte sind
anwesend. Sie stellen fest, dass Sie selbst im Sarg sind. Nun ist die Frage, was genau möchten Sie in Ihrer Grabrede hören? Um was soll es in Ihrem Leben wirklich gehen? Schreiben Sie dies auf ein Blatt Papier, und finden Sie Ihre Prinzipien und Wertvorstellungen. Es ist wichtig, keine zu kurzfristigen Ziele im Mission Statement zu erwähnen, sondern sich hier wirklich nur an längerfristigen Dingen, wie ethische Prinzipien, grössere finanzielle Anschaffungen, grössere
familiäre Ziele und Ähnliches zu erfassen. Es wird empfohlen dieses Mission Statement täglich durchzulesen um möglichst effektives Zeitmanagement auf längere Frist zu gewährleisten. Diese Methode wird seit vielen Jahren auch für ganze Unternehmen oder Organisationen benutzt, kann aber genauso auf Privatpersonen übertragen werden. Pareto Prinzip Beispiel: In 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit können 80 % der Aufgaben erledigt werden.
Anstatt sich mit Aufgaben aufzuhalten, die keinen wirklichen Mehrwert schaffen, sollte der eigene Perfektionismus gezügelt werden. Statt also 100 % der Aufgaben erfüllen zu wollen, sollte daher eine zielorientierte Ausrichtung auf die Erfüllung weiterer "80 %-Aufgaben" erfolgen, welche mit nur 20 % des Zeit- und Energieaufwandes erreicht werden können. Eisenhower Methode Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht
dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt. Die Einteilung erfolgt wie folgt: - A Klasse = wichtig und dringend = selber erledigen
- B Klasse = wichtig aber nicht dringend = terminieren oder delegieren
- C Klasse = weniger wichtig aber dringend = delegieren
- D Klasse = weniger wichtig und nicht dringend = löschen!
Das Eisenhower-Prinzip wird inzwischen sehr kritisch betrachtet. Ein gutes Zeitmanagement soll gerade dringende Aufgaben verhindern. Die Priorisierung/Einteilung der Aufgaben wird demzufolge vorwiegend nach dem Kriterium "Wichtigkeit" vorgenommen! Grundlage der Kritik ist u. a. die Erkenntnis, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind. Dieses Prinzip wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D.
Eisenhower praktiziert und gelehrt. Allerdings werden im englischen Sprachraum die Quadranten anders numeriert: Q1: (Links oben) -Wichtig und dringend: "Feuerlöschaufgaben" Q2: (Links unten) - Wichtig und nicht dringend : Auch wenn es widersprüchlich erscheint ist dies der wichtigste Quadrant für gutes Zeitmanagement, da die speditive Bearbeitung dieses Quadranten den Q1 so klein wie möglich behält.
Q3: (Rechts oben) Unwichtig und Dringend: Z. B. Telefonanrufe privater Natur (muss ignoriert werden oder freundlich verneint werden) Q4: (Rechts unten) - Nicht wichtig, nicht dringend : Kommt praktisch gar nicht vor, da dieser Quadrant sowieso ignoriert wird. Getting Things Done Reduzierung von Projekten auf den nächsten elementaren Teilschritt und Strukturierung der Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort. Delegieren
Aufgaben, die ebensogut von einem Mitarbeiter auf einer niedrigen Hierarchiestufe erledigt werden können, sollten von diesem erledigt werden. Planen
Durch richtiges Planen kann die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller genutzt werden. Hierfür werden Werkzeuge wie zum Beispiel Terminplaner eingesetzt, sowohl klassisch aus Papier als auch elektronisch wie ein PDA.
Techniken hierfür: Schriftlich Planen Durch schriftliches Planen kann man seine Vergesslichkeit in den Griff bekommen. Mehrere Zeithorizonte Man sollte Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespläne erstellen und pflegen. A-L-P-E-N Methode Diese Methode verwendet wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans. Die fünf Elemente sind: - A: Aufgaben aufschreiben. Aufgaben, Aktivitäten und Termine werden in
einen Tagesplan eingetragen.
- L: Länge einschätzen. Man schätzt die voraussichtlich benötigte Zeit für jede Aufgabe ein.
- P: Pufferzeit. Man sollte maximal 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen. Der Rest bleibt für Unvorhergesehenes reserviert.
- E: Entscheidungen. Durch Prioritäten setzen, Kürzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschränkt.
- N: Nachkontrolle. Am Ende des Tages erstellt man eine Statistik über
geplante und tatsächlich erledigte Arbeiten. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.
Leistungskurve / Biorhythmus Im Tagesplan sollte man unbedingt seine persönliche tägliche Leistungskurve und seinen Biorhythmus berücksichtigen. Des weiteren kann man im Tagesplan die Häufigkeit von Störungen im Verlauf des Tages berücksichtigen. Goldene Stunde Eine Stunde pro Tag, in der sämtliche Störungen ausgeschaltet sind. Kein Telefon,
keine E-Mail, Bürotür verschlossen. Ziel- und Zeitplanbuch Mit einem Zeitplanbuch plant der "Anwender" - wie der Name schon sagt - seine Zeit. Dies fängt bei der Tagesplanung an und geht bis zur Jahresplanung oder auch mehr. Eine Tagesplanung besteht aus Terminen und Aufgaben, die beispielsweise nach der ALPEN-Methode (siehe oben) geplant werden können. Die Wochen-, Monats- und Jahresplanung kann auch in einem Zeitplanbuch erledigt werden.
Damit man dies mit einem Zeitplanbuch erledigen kann, enthält es die entsprechenden Vordrucke, also z. B. einen Terminkalender mit Aufgabenliste, eine Wochen, Monats- und Jahresübersicht bzw. die Ziele für diese Zeitabschnitte. Man geht bei der Planung dann von den Zielen aus, die man sich im Zeitplanbuch setzt und geht zu den zu erledigenden Aufgaben. Wenn man beispielsweise eine Prüfung bestehen will, dann ist "die Prüfung" ein Ziel in vielleicht zwei Monaten. Man
unterteilt dann den Weg dorthin in kleine Portionen. Die Kapitel eines Buchs oder eine kleine Teilmenge von Vokabeln sind dann dies Portionen (Aufgaben). Eine Woche vor der Prüfung könnte man dann noch eine Wiederholung des Stoffs einplanen. Ein Zeitplanbuch existiert in Papier- oder elektronischer Form. Bei Zeitplanbüchern aus Papier haben sich zwei Formate durchgesetzt. Das DIN A5 Format, das sich für alle eignet, die insbesondere zahlreiche Termine
und Aktivitäten pro Tag planen müssen. Wer viel mitschreibt oder schriftlich plant, findet im Format A5 genug Raum für seine Ideen. Bei dem kleineren Format, das auch als Westentaschenformat bezeichnet wird, gibt es zwischen den Herstellern von Zeitplanbüchern große Abweichungen in Papierformat und Lochung. Dieses Format eignet sich für alle, die ihren Planer in der Jackentasche mit sich führen wollen. Ein solches Buch ist eher für Planer geeignet, die einen Wochenkalender pflegen.
Daneben existieren Loseblatt-Lösungen wie Hipster PDA und DIN A6 Informationssystem (DAISY). Bündelung Gleichartige Arbeiten werden zusammengefasst. Salami-Taktik Große, unübersichtliche Aufgaben werden in kleinere, überschaubare Schritte zerteilt. Motivation
Zu diesem Bereich gehören: - Positive Einstellung
- Erfolgskontrolle
Eine tägliche Erfolgskontrolle des eigenen Tagesplans kann extrem motivierend wirken.
- Erfolgserlebnis
Genießen des eigenen Erfolgs.
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